Modernisation, sécurité et conformité HDS pour fluidifier la communication et sécuriser les données dans une association médico-sociale : le cas des PEP 71
Les PEP 71 désignent une association médico-sociale basée en Saône et Loire qui gère environ 75 dispositifs dans le domaine de la protection de l’enfance, des violences intrafamiliales et du handicap (handicap psychique, autisme, déficience intellectuelle, troubles du comportement et déficience auditive). L’association compte environ 450 salariés et accompagne près de 6000 personnes par an.
Avec des établissements répartis sur tout le département, la collaboration efficace, basée sur le partage d’informations et l’utilisation d’outils logiciels communs, est devenue une priorité. D’autant que l’association a fait le choix de ne pas avoir d’informaticien en interne pour gérer son infrastructure informatique et de passer uniquement par un prestataire dédié.
Mélanie PETEUIL, Directrice qualité et projets des PEP71 fait le point sur le projet de modernisation des outils IT et leur apport pour faciliter la collaboration.
Interconnexion multisite, M365 et cyber sécurité facilitent l’accès aux données et la collaboration entre sites distants
Historiquement, chaque site gérait en autonomie son IT : chacun son serveur physique sur site, ses propres logiciels et son prestataire. Les PEP 71 ont fait le choix de simplifier leur process, et fait appel à adista pour devenir leur interlocuteur IT unique, en charge de rationaliser les serveurs et logiciels, désormais unifiés sur un site unique, ainsi que pour sécuriser l’ensemble de la chaîne de valeur.
« Nous avons fait le choix de partir sur une interconnexion de nos sites et d’avoir un serveur hébergé chez un prestataire pour qu’on ait tous accès aux mêmes données […]. On peut aussi le faire évoluer quand on a une nouvelle structure, quand on a plus d’utilisateurs. On rajoute un peu d’espace disque, on revoit la capacité du serveur et ça nous a permis aussi d’installer des logiciels qui sont du coup les mêmes pour tous les sites ».
Cette première étape, ainsi que le choix d’Office 365, ont permis de connecter l’intégralité des sites distants et de faciliter l’accès aux données.
Pour faciliter l’adoption à ces changements, les collaborateurs des PEP 71 ont bénéficié de formations délivrées par adista, notamment pour être autonomes dans la mise en place et la gestion de Sharepoints venus remplacer les solutions locales historiques, devenues obsolètes.
Par la suite, le besoin de sensibilisation à la cybersécurité s’est très vite fait ressentir au sein de la structure. Les PEP 71 ont déployé des campagnes de phishing à l’ensemble des adhérents et collaborateurs pour minimiser le risque humain.
L’association a également déployé avec l’aide d’adista des solutions SentinelOne ou encore VadeSecure pour sécuriser l’ensemble de leurs boîtes mails et protéger son système d’informations.
Evolution de la téléphonie pour assurer la pérennité de l’association
Face au développement de l’association et à ses nouveaux enjeux, la nécessité de migrer vers la téléphonie voix sur IP et de déployer des solutions de téléphonie mobile se sont très vite fait sentir.
«La téléphonie mobile nous permet de gérer plusieurs opérateurs en fonction des sites, même sur ceux situés en zone blanche, où l’on ne capte pas tous les opérateurs à la fois.
D’un point de vue sécurité, les data mobiles sont dans notre VPN. Nos collaborateurs en mobilité accèdent ainsi en toute sécurité au logiciel métier, comme s’ils étaient sur site ».
Hébergement de Données de Santé
Suite à la mise en place d’un logiciel de données usagers qui traite un ensemble de données personnelles et confidentielles, les PEP 71 ont du mettre en place un hébergement de données de santé (HDS), pour répondre aux contraintes réglementaires.
« Nos dossiers usagers sont traités au travers d’une solution logicielle qui nous permet de gérer les informations des personnes que nous accompagnons.
C’est pourquoi nous utilisons depuis 2022 un hébergement de données de santé (HDS), venu renforcer les dispositifs de sécurité que nous utilisons, et qui nous permet de garantir la sécurité, la confidentialité et l’intégrité des informations que nous stockons. »
Des enjeux sociétaux pour guider le choix de prestataire IT
Les PEP71 ne cessent de se challenger au quotidien, en accord avec leurs valeurs et s’attachent à s’investir dans une démarche RSO (Responsabilité Sociale des Organisations). Une démarche inscrite dans leur projet associatif avec un point d’attention sur le développement durable.
Grâce aux solutions SIMbioz, les PEP 71 connaissent la consommation carbone de chacune de leur ligne mobile depuis le portail. Ils peuvent aussi visualiser l’empreinte carbone de l’hébergement de leur serveur. Ils peuvent ainsi mesurer et sensibiliser sur l’ impact sociétal et environnemental de leur organisation.
« On essaye petit à petit de choisir nos prestataires avec ce regard Responsabilité Sociétale. […], en cohérence avec nos valeurs associatives. Notre activité a un impact, et il est de notre responsabilité de sensibiliser nos salariés à des bonnes pratiques et d’essayer de faire avancer les choses ».
adista, engagement et partenariat de proximité
Son maillage territorial unique, sa proximité géographique, ainsi que le fait d’avoir un interlocuteur dédié, sont autant de facteurs qui expliquent le choix d’adista comme partenaire de confiance.
« Le premier point depuis le départ, c’est d’avoir un interlocuteur local qui prend le temps de nous traduire les termes techniques parce que nous n’avons pas d’informaticien sur site.
Nous avons quelqu’un qui prend le temps de nous expliquer, de nous poser des questions pour être sûr de comprendre nos besoins, et qui nous propose des solutions adaptées à nos enjeux, et pas quelque chose de surdimensionné qui ne nous servirait pas. »
La mise à disposition d’un support réactif était aussi essentielle au bon fonctionnement de la collaboration, pour pérenniser l’activité de l’association. Leurs missions nécessitent d’avoir une réponse immédiate à leurs problématiques mais surtout de pouvoir délivrer rapidement à l’ensemble de leurs adhérents.
« On fonctionne 365 jours par an et avoir un support qui est dimensionné pour pouvoir répondre à nos enjeux, y compris sur les périodes de congés, c’est un choix important qu’on a pris en compte »
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